Asiakirjojen lataaminen ja nimeäminen uudelleen Office 365 SharePoint -kirjastossa: 8 vaihetta

2024 Kirjoittaja: John Day | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-30 09:02

Tässä ohjeessa opit lataamaan ja nimeämään asiakirjoja uudelleen Office 365 SharePoint -kirjastossa. Tämä ohje on tehty erityisesti työpaikkaa varten, mutta se voidaan helposti siirtää muille yrityksille kaikille, jotka käyttävät SharePoint -kirjastoja.

Tarvittavat tarvikkeet:

• Tietokone, kannettava tietokone tai tabletti.
• SharePoint -ohjelmisto.
• Lataus- ja muokkausoikeudet SharePoint -kirjastossa.

Vastuuvapauslauseke: Turvatoimenpiteitä ei tarvita.

Vaihe 1: Kirjaston valinta

Tutkimusryhmässämme on tärkeää määrittää, mihin kirjastoon asiakirja on tallennettava. Jos kyseessä on pankin analyytikkoraportti tai julkisen yrityksen asiakirjat, kuten; SEC -arkisto, lehdistötiedote tai transkriptio, se on tallennettava Wall Street Research and Public Company Documentsiin. Jos se on artikkeli aikakauslehdestä, lääketieteellisestä lehdestä tai verkkojulkaisuista, kuten; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association tai American Seniors Housing Association, se on tallennettava Julkaisut -kirjastoon. Löydät kirjastot, jotka on lueteltu Tutkimus -työryhmän kotisivun vasemmassa sivupalkissa. Kun olet määrittänyt oikean kirjaston, avaa se napsauttamalla kirjastoa.

Vaihe 2: Lataa asiakirjat nopeasti julkaisukirjastoon

*Jos lataat asiakirjoja Wall Street Research and Public Company Documents Library -kirjastoon, ohita tämä vaihe ja katso vaihe 3.

Julkaisukirjasto: avaa kirjasto napsauttamalla sivupalkin Julkaisut -linkkiä ensimmäisessä vaiheessa. Valitse sieltä asiakirjat, jotka haluat ladata, ja vedä ne kirjastoon. Varmistaaksesi, että lataat asiakirjat oikeaan paikkaan, kun vedät asiakirjat työryhmään, näytön tulee näkyä yllä olevan kuvakaappauksen mukaisesti. Kirjasto tulee näyttää harmaana ja asiakirjan (Word, PDF tai PowerPoint) kuvakkeen pitäisi näkyä näytöllä.

Kun tämä on näytetty, voit pudottaa asiakirjat kirjastoon ja siirtyä vaiheeseen 5.

Vaihe 3: Sisäisen kirjaston valitseminen Wall Street -tutkimuksen ja julkisten yritysten asiakirjojen lataamista varten

*Jos lataat asiakirjoja vain julkaisukirjastoon, ohitat tämän vaiheen ja jatkat vaiheeseen 5.

Wall Streetin tutkimus- ja julkisten yritysasiakirjojen kirjastossa prosessi on hieman monimutkaisempi. Sinun on löydettävä sisäinen kirjasto, jossa on asiakirjan / vuosien vastaava vuosi.

Valitse kirjasto vaiheen 1 mukaisesti. Sitten sinun on napsautettava uusimpien artikkelien ja julkaisujen vieressä olevia ellipsejä. Tämä tuo esiin luettelon vaihtoehdoista. Sinun on valittava Kaikki asiakirjajoukot. Tämä avaa toisen luettelon vaihtoehdoista. Valitse vaihtoehtoluettelosta asiakirjaa vastaava vuosi. Yllä olevassa kuvakaappauksessa olemme käyttäneet vuotta 2017.

Vaihe 4: Asiakirjojen vetäminen ja pudottaminen Wall Streetin tutkimus- ja julkisten yritysten asiakirjakirjastoon

Kuten vaiheessa 2 on esitetty, julkaisut -kirjastossa sinun on vedettävä asiakirja (t) vastaavaan kirjastoon. Tässä tapauksessa se on kirjasto vuodelle 2017. Varmistaaksesi, että lataat asiakirjat oikeaan paikkaan, kun vedät asiakirjat työryhmään, näytön pitäisi näkyä yllä olevan kuvakaappauksen mukaisesti. Kirjasto tulee näyttää harmaana ja asiakirjan (Word, PDF tai PowerPoint) kuvakkeen pitäisi näkyä, mutta tällä kertaa sanan siirto näytöllä.

Kun tämä on näytetty, voit pudottaa asiakirjat kirjastoon ja siirtyä vaiheeseen 5.

Vaihe 5: Pikaeditoinnin valitseminen asiakirjojen nimeämiseksi uudelleen

SharePoint -kirjaston asiakirjan voi nimetä uudelleen kahdella tavalla. Tässä tapauksessa käytämme Quick Edit -versiota. Pikaeditointivaihtoehdon löytämiseksi sinun on napsautettava Kirjasto sivun yläreunassa olevassa valintanauhassa ja napsautettava sitten Pikamuokkaus. Kun olet napsauttanut Pikamuokkaus, kirjasto muistuttaa Excel -laskentataulukon ulkoasua, kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa näkyy.

Täytä tiedot yllä olevan kuvakaappauksen korostetuissa osissa. Osat, jotka on täytettävä, vaihtelevat päivitettävän kirjaston mukaan. Kun olet täyttänyt vaaditut tiedot, lopeta nopea muokkaus napsauttamalla sarakkeiden yläpuolella olevaa STOP -sanaa.

Julkaisut

• Kustantaja*
• Nimi (asiakirjan nimi)
• Julkaisupäivä (KK/PP/VVVV)
• Raporttityyppi*
• Raportin aihe*

Wall Street Research and Public Company Documents

• Nimi (asiakirjan nimi)
• Kustantajat*
• Ticker* (Stock Ticker, ei aina sovellettavissa)
• Julkaisupäivä* (KK/PP/VVVV)
• Raporttityyppi*
• Raportin aihe*
• Pääkirjoittaja*

Huomaa, että yllä olevissa luetteloissa olevat tähdet viittaavat metatietoihin. Niille osioille, joissa on tähdet, on saatavilla metatietoja. Sinun tarvitsee vain aloittaa kirjoittaminen sanalla, ja valintasi täytetään automaattisesti. Et voi lisätä omia sanojasi tähän osioon. Ota yhteyttä johonkin, jolla on pääsy Data Term Storeen, jos jotain on lisättävä.

Vaihe 6: Lopputuotteen tarkistaminen

Kun olet nimennyt asiakirjat uudelleen ja täyttänyt kaikki soveltuvat kohdat, sinun on kirjauduttava asiakirjoihin, jotta muut voivat nähdä asiakirjan. Jos katsot asiakirjaa, huomaat, että kuvake, joka osoittaa, onko kyseessä PDF-, Word- tai PowerPoing -asiakirja, näyttää vihreän nuolen. Tämä tarkoittaa, että olet vain yksi, joka voi tarkastella asiakirjaa tällä hetkellä. Kun olet tarkistanut sen muilla, voit tarkastella asiakirjaa.

Sinun on ensin valittava asiakirja (t) napsauttamalla dokumentin vieressä, kuten yllä olevassa kuvakaappausesimerkissä näkyy. Tämä asettaa valintamerkin asiakirjan (asiakirjojen) viereen. Kun tämä valintamerkki on asiakirjan vieressä, sinun on siirryttävä sivun yläreunassa olevaan valintanauhaan ja napsautettava Tiedostot. Sieltä napsautat Check In. Tämä tarkistaa asiakirjat, jotta muut voivat tarkastella lopullisia, muokattuja asiakirjoja. Näkyviin tulee valkoinen laatikko, jossa kysytään, haluatko säilyttää uloskirjautumisen asiakirjan tarkistamisen jälkeen. Napsauta vain OK lopettaaksesi prosessin.

Vaihe 7: Lopputuote - Julkaisukirjasto

Tässä videossa näytetään kaikki vaiheet, jotka liittyvät asiakirjan lataamiseen ja nimeämiseen uudelleen Office 365: n SharePoint for the Publications -kirjastoversiossa.

Vaihe 8: Lopputuote - Wall Street Research and Public Company Documents Library

Tässä videossa näytetään kaikki vaiheet, jotka liittyvät asiakirjojen lataamiseen ja nimeämiseen uudelleen Office 365: n SharePoint -versiossa Wall Street Research- ja Public Company Documents -kirjastoon.