Asiakirjojen skannaus: 9 vaihetta

2024 Kirjoittaja: John Day | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-30 09:00

Faksilaitteet ovat menneisyyttä! Asiakirjaskannerien avulla voimme nyt muuntaa fyysisen paperiasiakirjan sähköiseksi paperiasiakirjaksi, joka voidaan sitten lähettää sähköpostitse määränpäähänsä nopeammin kuin koskaan. Tämä on erittäin tärkeää työympäristössä, koska asiakirjoja lähetetään aina tiedottamistarkoituksiin tai minun ammattitapauksessani, kun ne ohjataan allekirjoituksiksi komennossani olevista ylemmistä johtajista hyväksymään erilaisia työhöni tarvitsemiani asiakirjoja. Se on myös erittäin hyödyllinen työntekijöille, jotka tekevät etätyötä tai työskentelevät kotoa ja joiden on lähetettävä asiakirjoja muille fyysisille sijainneille työtovereilleen. Toivottavasti pidät tästä opettavaisesta.

Tämän ohjeen loppuun mennessä sinun pitäisi pystyä skannaamaan asiakirjoja, mikä voi olla erittäin hyödyllistä työssäsi.

VASTUUVAPAUSLAUSEKE

VAROITUS: Asiakirjaskannerit käyttävät sähköä - ole varovainen, kun liität sen pistorasiaan, varmista, ettei sähköjohdosta tule paljaita johtoja, jotta vältät sähköiskun.

HUOMAUTUS: Tämä opas on tarkoitettu erityisesti HP DeskJet 2640 -laitteelle, mutta samat vaiheet voivat koskea myös muita asiakirjaskannereja.

Tarvikkeet

Seuraavassa on luettelo tarvittavista materiaaleista:

- Asiakirjaskanneri (tässä ohjeessa käytetty HP DeskJet 2640)

- Pistorasia / jatkojohto

- Asiakirja skannattavaksi

- Wifi Internet

- Asiakirjaskanneriin linkitetty tietokone

- HP Smart -sovellus tietokoneessa

Vaihe 1: Kytke asiakirjaskanneri virtalähteeseen

Kytke asiakirjaskanneri joko jatkojohtoon tai pistorasiaan, jos mahdollista. Tämä antaa koneelle voiman ja kyvyn toimia.

Vaihe 2: Käynnistä asiakirjaskanneri

Käynnistä asiakirjaskanneri skannerin vasemmassa yläkulmassa olevan virtapainikkeen kautta.

HUOMAUTUS: Joillakin tulostimilla/skannerilla voi olla erilaiset virtapainikkeet, joten katso käyttöopasta, jos et löydä sitä.

Vaihe 3: Avaa asiakirjaskanneri

Skannerin yläosan avaaminen mahdollistaa asiakirjan asettamisen skannauslasille.

HUOMAUTUS: Älä kosketa lasia sormenpäillä, jotta öljyt eivät pääse valotuslasille, mikä voi haitata toiminnallisuutta.

Vaihe 4: Aseta asiakirja lasille

Aseta skannattava asiakirja skannauslasille kuvapuoli alaspäin. Varmista, että paperin yläosa on skannauslasin oikealla puolella, kuten kuvassa näkyy, ja siihen on merkitty "Ylä".

HUOMAUTUS: Tämä skanneri ei tue kaksipuolista skannausta, mutta käyttämäsi skanneri saattaa tukea tätä, mikä voi olla hyödyllistä, jos sinulla on paljon skannattavia asiakirjoja.

Vaihe 5: Sulje asiakirjaskanneri

Skannerin sulkeminen asiakirjan päälle sallii skannerin skannata kuvan selvästi tietokoneeseen. Jos sitä ei suljettaisi, ulkopuolista valoa olisi liikaa, mikä haittaisi skannatun kuvan laatua.

Vaihe 6: Avaa skannattava HP Smart -sovellus

Avaa skanneriin linkitetyssä tietokoneessa "HP Smart" -sovellus. Kun sovellus on auki, napsauta skannauspainiketta.

HUOMAUTUS: Jos tähän vaiheeseen kuluu liian paljon aikaa, skannerilla on taipumus sammua virransäästöä varten. Jos näin tapahtuu, toista vaihe 2 ja palaa vaiheeseen 6 jatkaaksesi skannausta.

Vaihe 7: Napsauta "Skannaa" -painiketta

Kun olet tällä näytöllä, napsauta "Scan" -painiketta sovellusnäytön oikeassa alakulmassa. Katso kuvaa, jos on epäselvää, mitä painiketta napsautetaan.

HUOMAUTUS: Voit muokata tämän näytön asetuksia ennen skannauksen aloittamista sen mukaan, minkä kokoista asiakirjaa skannaat ja miten haluat asiakirjan näyttävän skannattaessa.

Vaihe 8: Tallenna skannattu asiakirja tietokoneeseen

Kun asiakirja on skannattu, se näkyy HP Smart -sovelluksessa. Tämän jälkeen voit tallentaa tämän asiakirjan.pdf- tai-j.webp

Tästä lähtien voit lähettää asiakirjan sähköpostitse muille tai tallentaa sen tietokoneen kiintolevylle kirjanpitoa varten.

Vaihe 9: Video asiakirjojen skannaamisesta

Tässä on video, jonka olen luonut näyttääkseni kaikki vaiheet yksinkertaisessa minuutin videossa, jotta voin selvittää, mitä edellä luetelluissa vaiheissa tehdään.

Kiitos ja toivon, että pidit tästä ohjeesta ja opit jotain tai kaksi asiakirjojen skannauksesta!

-Ben