Makron luominen Microsoft Excelissä: 7 vaihetta

2024 Kirjoittaja: John Day | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-30 09:01

Onko sinulla vaikeuksia työskennellä tietojoukkojen kanssa Excelissä? Vietätkö liikaa aikaa tietojen valmisteluun eikä tarpeeksi aikaa niiden analysointiin? Olen rutiininomaisesti käyttänyt excrossa olevia makroja lyhentämään tehokkaiden tietomallien luomista, joten päätin, että on hyvä aika opettaa muille tämän siistin työkalun käyttöä. Makrojen tehokas käyttö oikea -aikaisissa prosesseissa säästää yrityksellesi paljon aikaa ja vastineeksi rahaa.

Makrot ovat pohjimmiltaan ohjelmia, jotka luot Excelissä prosessin avulla, joka tunnetaan yleisesti nimellä Visual Coding. Pohjimmiltaan painat”Tallenna makro”, näytä sitten välivaiheet ja laskelmat, kunnes saat lopullisen tuotteen, ja lopetat sitten tallennuksen. Nyt kun sinulla on syöttötietoja, jotka ovat samat kuin alkuperäisessä makrossa, voit painaa tätä painiketta ja lopputuote valmistuu välittömästi.

Tein pilkkulistan ostotilauksista ja vastaavista hinnasta ja käteisellä saaduista tiedoista. Prosessin aikana, jonka aion näyttää teille, olen luonut makron syöttämään tiedot ammattitaitoiseen laskentataulukkoon yhdellä napin painalluksella. Valmis laskentataulukko voi analysoida, millä tileillä on vielä saldoa jäljellä, ja tilien kokonaismäärää tiettynä ajanjaksona. Ota vapaasti käyttöön makro ja muokkaa se yrityksesi tarpeiden mukaan.

Varoitus ennen aloittamista:

Makrot ovat monimutkainen Excelin toiminto. En suosittele aloittavia Excel -käyttäjiä yrittämään makroa, oppia ensin työskentelemään Excelissä ja kun olet ymmärtänyt hyvin Excelin ja eri toimintojen käytön, yritä sitten luoda makroja. Tästä huolimatta tämä ohje on tehty olettaen, että lukijat ymmärtävät, miten toimia excelissä

Tarvikkeet

• Pääsy Microsoft Officeen ja Exceliin
• Yleinen käsitys Excelin käytöstä

Vaihe 1: Vaihe 1: Käännä tiedot ja aloita makron tallentaminen

Ensimmäinen kuva:

Järjestä taulukkoon sisällytettävät tiedot Excel -laskentataulukkoon. Kun kaikki on Excelissä, sinun on tallennettava makro. Makroilla saat vain yhden yrityksen, joten suosittelen tarkistamaan tämän kokonaan ennen kuin yrität.

Toinen kuva:

Makron tallentamiseksi sinun on aktivoitava kehittäjä -välilehti. Voit tehdä tämän valitsemalla Tiedosto> Asetukset> Muokkaa valintanauhaa ja valitsemalla sitten Kehittäjä -välilehti ja napsauttamalla “OK”.

Kolmas kuva:

Nyt kun sinulla on Kehittäjä -välilehti valintanauhassa, napsauta Kehittäjä -välilehteä ja napsauta sitten Tallenna makro. Luo tiedoston sisältöön sopiva otsikko ja paina “OK”, kaikki tämän vaiheen jälkeen on makron tallentaminen siihen vaiheeseen, jossa se on tehty. Huomaa myös, että kaikki keltaisella korostetut solut auttavat sinua opastamaan tämän ohjeen. ÄLÄ laita tätä omaan asiakirjaasi, sillä se muuttaa makroa.

Vaihe 2: Vaihe 2: Luo taulukko ja malli viimeiselle taulukolle

Ensimmäinen kuva:

Luo ensin kopio avoimesta välilehdestä, jotta sinulla on samat välilehdet auki. Palaa alkuperäiseen välilehteen ja valitse tiedot, jotka haluat järjestää. Luo taulukko otsikoilla ja lisää muutama rivi tilaa sen yläpuolelle, tein 5 riviä.

Toinen kuva:

Luo otsikko yläreunaan ja luo laatikko, joka sisältää tarkistusluvut. Tämän mallin tarkistusluvut ovat "Asiakkaiden määrä" ja "Rahat vielä perimättä". Mitä tulee tämän mallin organisointiin, voit tehdä sen, mutta ole tietoinen siitä, että ohjeeni ovat valitsemani asettelun mukaiset.

Vaihe 3: Vaihe 3: Rakenna ensimmäinen tarkistuskuva

Tämä vaihe on melko yksinkertainen; virhe voi kuitenkin johtaa siihen, että tarkistusluku ei toimi lopullisessa makrossa. Luo Asiakkaiden määrä -solun vieressä olevaan ruutuun COUNT -kaava, joka laskee yhteen solujen määrän taulukon yhdellä rivillä. Päätin laskea keltaiseksi korostamani solut. Lisäksi on hyvä huomata, että koko kaavani on myös kuvan yläosassa.

Vaihe 4: Vaihe 4: Luo toinen tarkistuskuva

Varo, että seuraavat kaksi vaihetta ovat laajoja ja voivat olla hämmentäviä, joten lue ne huolellisesti. Tästä eteenpäin ohjeeni koskevat tietomalliani. Jos tarvitset erilaista prosessia, käytä omaa viitteenä, mutta älä 100% tarkana mallina, sillä se ei välttämättä toimi tiedostossasi.

Ensimmäinen kuva:

Siirry työkirjan 2. välilehdelle (kopioitu välilehti)

Luo sarakkeeseen J uuden rivin otsikot”Määrä vasemmalle”. Kirjoita soluun J2 (korostettu solu yllä) kaava = G2-H2 ja kopioi se muihin soluihin. Palaa alkuperäiselle välilehdelle työmallin avulla.

Toinen kuva:

Luo solussa E4 uusi kaava, joka summaa vasemmanpuoleisen sarakkeen summan aiemmin kopioidulta sivulta. Kaavapalkki näyttää valmiin kaavan.

Vaihe 5: Vaihe 5: Asiakas on perimättä käteistä

Jotta voimme luoda visuaalisen esityksen siitä, mitä asiakkailla on vielä erääntyneitä saldoja, meidän on luotava erillinen taulukko.

Ensimmäinen kuva:

Aloita paluu edellä kuvatulle kopioidulle välilehdelle. Uutta taulukkoa varten haluamme tietoja vain asiakkaille, joilla on erääntynyt saldo. Sarakkeissa "L" ja "M" nimetään ensin "etunimi" ja "sukunimi". Kirjoita sitten soluun L2 kaava = IF ($ J2> 0, A2,””). Tämä kirjoitettu kaava toteaa, että jos solu J2 on suurempi kuin 0, näytä arvo solussa A2, jos se ei ole suurempi kuin 0, jätä solu tyhjäksi.

Varmista, että kun viittaat soluun J2, laitat dollarimerkin ($) J: n eteen, jolloin voimme kopioida tiedot oikein muihin soluihin. $ -Merkki pitää viitteen sarakkeessa "J", mutta sallii rivien muutoksen vastaavasti. Kopioi seuraavaksi kaava muihin soluihin sarakkeissa "L" ja "M" (ympyröity yllä).

Toinen kuva:

Käteisen arvon tarkkaa laskemista varten käytämme samaa arvoa kuin aiemmin. Luo tällä kertaa kaava, joka ilmoittaa = IF (J2> 0, J2,””). Ainoa ero tässä kaavassa on, että jos arvo on suurempi kuin nolla, haluamme tiedot vasemmalta. Kopioi nämä tiedot muihin soluihin.

Kolmas kuva:

Kopioi seuraavaksi uudet tiedot kopioidusta välilehdestä, siirry sitten mallivälilehdelle ja napsauta hiiren kakkospainikkeella taulukon alla (ei väliä missä). Napsauta hiiren kakkospainikkeella liittämisvaihtoehtoja ja valitse "Liitä arvot", joka liittää vain numerot, ei kaavoja.

Neljäs kuva:

Luo taulukolle suodatin ja valitse yksi otsikoista. Napsauta avattavaa valikkoa ja valitse Suodata kaikki pois paitsi tyhjät. Kun suodatin on paikallaan, rivinumerot näkyvät sinisinä, korostin solut keltaisiksi helpottaaksesi sitä. Valitse siniset rivit ja poista nämä rivit. Kun rivit on poistettu, tyhjennä suodatin alla olevan kuvan mukaisesti:

Vaihe 6: Vaihe 6: Viimeistele malli

Jos haluat tehdä Asiakkaan keräämättömät käteiset -datan ammattimaisemmaksi, muotoile tiedot taulukkoksi. Kun olet valmis, lisää otsikko taulukkoon ja napsauta "Yhdistä ja keskitä", jotta se olisi yhdenmukainen taulukon kanssa. Jos näin ei ole jo tehty, varmista, että numerot on muotoiltu kirjanpitoon osoittamaan, että dollarin merkit ja senttimäärä. Tässä vaiheessa makro on valmis ja lopputuotteen pitäisi näyttää suunnilleen tältä:

Vaihe 7: Vaihe 7: Lopeta makro

Siirry valintanauhan "Kehittäjä" -välilehdelle ja napsauta "Lopeta tallennus" -painiketta. Tässä vaiheessa makro on valmis ja käyttövalmis!

Jos käytät makroa tulevaisuudessa, jos alkutiedot on asetettu kuten vaiheessa 1, makron pitäisi toimia täydellisesti! Noudata näitä vaiheita tarkasti ja lupaan, että käytät Excel. Onnea!