Tekstin purkaminen Excelin avulla: 7 vaihetta (kuvien kanssa)

2024 Kirjoittaja: John Day | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-01-30 09:04

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten voit jakaa (tietokoneella, jäsentää) tekstin Excelillä. Ohjattava esittelee sinulle joitain Excelin tekstinkäsittelykomentoja. Tämä ohje perustuu Excel 2007: een, mutta toimii kaikissa uusimmissa ohjelmistoversioissa. Tekniikkaa voidaan soveltaa monenlaisiin tietoihin.

Vaihe 1: Luo luettelo nimistä

Kirjoita soluun A1 sarakeotsikon nimi. Usein luetteloilla on nimet muodossa Last, First. Anna joitain nimiä työskennelläksesi. Tietokoneen kielessä nimimerkkimme kaltaista tekstimerkkiä kutsutaan merkkijonoksi.

Vaihe 2: Leikkaa ylimääräiset tilat pois

Usein tietokoneohjelmista tai verkkosivuilta kopioiduissa luetteloissa on ylimääräisiä välilyöntejä. Excelissä on toiminto nimeltä TRIM, joka poistaa ylimääräiset tilat; Jos merkkijonon keskellä on kaksi tai useampia välilyöntejä, Excel poistaa kaikki paitsi yhden ja jos merkkijonon lopussa on useita välilyöntejä, Excel poistaa ne kaikki. Jos haluat käyttää toimintoa, kirjoita otsikko TRIMMED soluun B1 ja kirjoita kaava = TRIM (A2). Näyttääksesi, miten toiminto toimii, huomioi kuvassa, että lisäsin välilyöntejä etunimen Jane eteen. TRIM -toiminto poistaa kaikki ylimääräiset tilat.

Vaihe 3: Etsi rajaava merkki

Jotta sukunimi ja etunimi erotettaisiin eri soluiksi, meidän on löydettävä jotain, joka jakaa nämä kaksi osaa (tietokoneen kielessä tätä kutsutaan erottimeksi); tässä tapauksessa se on pilkku. Tätä varten käytämme Excel -merkkijonotoimintoja. Kirjoita soluun C1 otsikko Pilkku ja soluun C2 kaava: = ETSI (",", B2). Englanniksi tämä kaava tarkoittaa Katso solusta B2 ja selvitä, missä pilkku on. Kun painat enter, solu C2 palauttaa numeron 6 (jos solun B2 nimi on Smith, Jane), joka on pilkun sijainti merkkijonossa. Suoritamme toiminnon leikatulla nimellä.

Vaihe 4: Etunimen löytäminen

Nyt on aika löytää etunimi. Tätä varten käytämme funktiota nimeltä MID, jota käytetään vetämään merkkijonon osia merkkijonon MIDdlesta. Kirjoita soluun D1 otsikko F_Name. Mistä etunimi alkaa? No, koska tiedämme, että pilkku on paikassa 6 (pilkku -sarakkeessa palautettu luku) ja siinä on yksi välilyönti (muista, että leikkasimme merkkijonon), etunimen on aloitettava kaksi paikkaa pilkun jälkeen (yksi välilyönnin jälkeen, sitten vielä yksi etunimen ensimmäiselle kirjaimelle). Kirjoita soluun D2 kaava = MID (B2, C2+2, 100) ja paina enter. Sinun pitäisi nähdä Jane solussa. Näin kaava käännettäisiin englanniksi: Ota merkkijono solussa B2, aloita 2 merkkiä pilkun jälkeen ja vedä pois 100 merkkiä. Käskemällä Excelin ottamaan 100 merkkiä sanomme, että otat kaiken merkkistä 8 merkkijonon loppuun; onko yksi merkki vai 100 Excel saa kaiken.

Vaihe 5: Sukunimen löytäminen

Nyt sukunimestä. Tällä kertaa käytämme VASEN -funktiota, joka vetää tekstiä merkkijonon vasemmalta puolelta (nerokas nimi, eikö?). Kirjoita soluun E1 otsikko L_Name. Joten mihin sukunimi päättyy? Tiedämme, että pilkku on tässä esimerkissä kuudessa paikassa, joten sukunimen on päädyttävä 1 merkki ennen sitä. Kirjoita soluun E2 kaava = VASEN (B2, C2-1) ja paina enter. Sinun pitäisi nähdä Smith. Käännetty kaava sanoo: Ota luku solusta C2 ja vähennä 1; ota niin monta merkkiä solun B2 merkkijonon vasemmalta puolelta.

Vaihe 6: Kopioi kaavat

Kopioi kovasti rakennetut kaavat alas käsitelläksesi muita nimiä korostamalla solut B2-E2. Huomaat, että valinnan oikeassa alakulmassa on pieni musta laatikko; pitämällä hiiren vasenta painiketta alhaalla, valitse pieni musta laatikko ja vedä alas (kun hiiren osoitin on oikean paikan päällä, se muuttuu plusmerkiksi). Pidä hiiren vasenta painiketta painettuna ja vedä alas, kunnes olet luettelon viimeisellä rivillä ja vapauta hiiren vasen painike.

Vaihe 7: Viimeistely

Nyt et halua kaavoja, haluat nimiä. Olemme melkein valmiita. Korosta solut D2 - E6. Napsauta korostetun alueen sisällä hiiren oikeaa painiketta. Reunan pitäisi muuttua liikkuvaksi katkoviivaksi. Valitse pikavalikosta Kopioi. Napsauta sitten hiiren kakkospainiketta uudelleen korostetun alueen sisällä, mutta tällä kertaa valitse Liitä erityinen. Napsauta Arvot -valintanappia ja valitse OK. Tarkista kaikki solut, joilla oli kaava (kuten D2 tai E5); kaava olisi pitänyt korvata kaavan tuloksella. Napsauta A -painiketta sarakkeen A yläreunassa ja pidä hiiren vasenta painiketta painettuna vetämällä sarakkeeseen C. Oikea hiiri korostetulla alueella ja valitse Poista; sinulle jätetään nimiluettelo, jossa on etu- ja sukunimet eri sarakkeissa. Tämä on joustava tekniikka, jota voit soveltaa moniin tilanteisiin. Pidä hauskaa!